Eventlokaler

Det er ikke muligt selv at medbringe drikkevarer.

• Ved leje af Vejlby-Risskov Hallens eventlokaler skal drikkevarer købes gennem VRH.
• Vi tilbyder forskellige startpakker og drikkevareløsninger, så I kan vælge den løsning, der passer bedst til jeres arrangement. I kan vælge selv at betjene baren eller tilkøbe bartendere fra VRH.
• Du kan som supplement til startpakke /valg af drikkevarer lave en aftale med supplering af enkelte typer af drikkevarer mod betaling af proppenge.

Medbragt mad må ikke nydes i opvisningshallen, de øvrige idrætshaller, Café82 eller kioskområdet.

Vi anbefaler, at Vejlby-Risskov Hallen står for forplejningen og udarbejder gerne et skræddersyet tilbud, der passer til jeres arrangement, deltagerantal og budget. Vi tilbyder alt fra morgenmad og mødeforplejning til buffet, street food, reception, festmiddag og natmad.

• Ved private fester og lukkede arrangementer er det muligt at benytte egen catering eller en ekstern leverandør. Afhængigt af arrangementet kan det være nødvendigt at booke køkkenfaciliteter.
• Ved arrangementer med billetsalg, offentlig adgang eller kommercielt formål købes og aftales mad og drikkevarer gennem Vejlby-Risskov Hallen
• Ønsker I, at kiosk og Café82 holdes åbne under arrangementet, samtidig med at gæsterne medbringer egen mad i de bookede eventlokaler, vil dette blive indregnet i den samlede pris for arrangementet.

Vejlby Risskov hallen har etableret kiosk samt Café82
Det er derfor ikke muligt selv at sælge mad eller drikkevarer

• Ved arrangementer med billetsalg, offentlig adgang eller kommercielt formål leveres mad og drikkevarer altid  gennem Vejlby-Risskov Hallen.
• Vejlby-Risskov Hallen står altid for salg fra Café82 og kiosker samt levering af mad og drikkevarer til disse arrangementer.
• Ved booking af arrangementer i hallerne er det ikke muligt at medbringe mad og drikkevarer selv.
  Dette skal købes gennem Vejlby-Risskov Hallen

Som udgangspunkt står I selv for pynt af lokalet samt borddækning 

• I kan tilkøbe VRH til at dække bord.
  Pris pr. time pr. person er 320 kr. + moms

I kan tilkøbe personale til:

• Bartender
• Tjener
• Opvasker
• Afrydder
• Oprydning under og efter arrangementet
• Praktisk assistance

Pris: 320 kr. pr. time + moms pr. medarbejdertime

Til teknisk assistance og booking af tekniker fremsendes tilbud efter dialog om behov

Når du booker et eventlokale er følgende med i prisen:

• Opstilling ud fra aftalt bordplan
  Alle bordopstillinger udføres efter gældende brand- og sikkerhedskrav.
• Opstilling af bar
• Mulighed for lysdæmning
• Situationsplan, såfremt arrangementet holder sig inden for allerede godkendte opstillinger.
  Der beregnes en pris for opstilling ud fra særlige ønsker, som kræver gennemgang og godkendelse ved myndigheder. 

Lokalerne har følgende køkkenfaciliteter:

Gasolin Lounge

• Service inkluderet, det kræver dog tilkøb af opvask eller personale til opvask,
  såfremt der skal nydes mad i lokalet
• Intet køkken eller opvask
• Køkken og opvask kan tilkøbes
  Tilkøbes personale til opvask, skal der ikke tilkøbes lokale til opvask

Hendrix Salen

• Service inkluderet
• Opvask inkluderet
• Køkken kan tilkøbes

Stones

• Service inkluderet
• Køkken med ovn og opvask inkluderet

Typer af borde, inventar og moduler, som kan indgå i bordopstilling 

• Langborde, gruppe, hestesko med mere – kan sættes op med 8 mands- eller 6 mandsborde
• Store runde borde – 8 mand til 10 personer
• Stå caféborde
• Barmoduler
• Talerstol (tillæg til booking)
• Scene til liveband, oplæg, DJ med mere (der tages en merpris for opsætning af scene)
  Prisen er ud fra størrelse på scene, højde med mere
• Sofa til enten debatpanel eller som hygge i lokalet (tilkøb)
• loungemøbler (tilkøb)

Vejlby Risskov Hallen kan lægge luksus hvid engangsdug på alle borde i forbindelse af bordopstilling

• Pris pr. 8 mandsbord pr. dug 75 kr. + moms
• Der kan lægges dug på alle borde

Alle Eventlokaler og Opvisningshal har: 

• Gratis WiFi
• Bluetooth
• Fast installerede højttalere, hvor I kan afspille fra egen medbragt computer, Smartphone, I-pad)

Derudover kan følgende lejes (priser angives ved forespørgsel og dialog om arrangement):
Ønsker I teknisk assistance under arrangementet, kan der tilkøbes en tekniker fra Vejlby-Risskov Hallen.

• Mikrofoner
• 100″ SMART TV
• Projektor og lærred
• Kæmpelærred i Opvisningshal
• Storskærmsprojektor til opvisningshallen
• Vægskærme i Opvisningshal

Alle eventlokaler ligger i niveau med indgangen til Vejlby-Risskov Hallen.

• Der findes handicaptoilet i eventlokalerne.
• Til opvisningshallen er der adgang via inload-port samt personale-/vareelevator efter aftale med vores personale.

Der er gratis parkering ved Vejlby-Risskov Hallen. Parkeringspladsen foran hallen har pladser til både holdbusser, personbiler og 4 ladepladser til elbiler.
Parkeringspladsen administreres af Aarhus Kommune. Der er på nuværende tidspunkt ingen tidsbegrænsning.

• Bemærk, at parkeringsforholdene kan ændres, hvis Aarhus Kommune ændrer de gældende regler.

Garanteret plads til Parkering – køb plads ved kontakt til Vejlby Risskov Hallen. 

• Ønsker I garanterede parkeringspladser tæt ved indgangen, råder Vejlby-Risskov Hallen over et antal private parkeringspladser, som kan tilkøbes efter aftale.

Lokalet er til jeres disposition fra det tidspunkt, der fremgår af bookingaftalen.

• Ønsker I adgang dagen før arrangementet til borddækning, oppyntning eller levering af udstyr, skal lokalet bookes fra det ønskede tidspunkt.

Som udgangspunkt skal lokalet være forladt senest kl. 07.00 dagen efter arrangementet.

• Lokalet skal være ryddet op, medmindre oprydning er aftalt som en del af bookingen.
• Skrald skal være samlet i opstillet Container eller kørt til container på p-plads. Dette aftales i bookingen, hvad der passer bedst til arrangementstypen.
• Hvis der ikke er arrangementer efter jer, kan et senere tidspunkt i nogle tilfælde aftales.

I er velkomne til selv at booke DJ, liveband eller anden underholdning.

• Hvis arrangementet kræver ekstra strøm, særlige tilslutninger eller anden teknisk opsætning, aftales dette i forbindelse med bookingen.
• Vejlby-Risskov Hallen kan desuden opstille sceneelementer
  Pris på sceneopsætning er afhængig af behov, størrelse for scene med mere  
• Plads til DJ, band og scene skal indgå i situations- og pladsfordelingsplanen.

Vi har mobile garderobestativer, som kan opstilles i forbindelse med jeres arrangement.

• Placeringen aftales i forbindelse med planlægningen af lokalet.
• Er der ikke andre i foyerområdet, kan garderobe sættes op i forbindelse med foyerområdet og indgangen til eventlokalerne

Alle bookinger starter med en dialog om jeres ønsker og behov.

• På baggrund heraf udarbejder vi et uforpligtende tilbud, som gennemgås sammen med jer og tilpasses, indtil det matcher jeres arrangement.
• Når tilbuddet godkendes, fremsendes en kontrakt med betalingsplan.

Ved forespørgsel vil vi gerne vide:

• Hvilket type arrangement skal du afholde?
• Hvor mange personer
• Dato for arrangement
• Særlige ønsker om udstyr, scene, teknik eller andet?
• Mad og drikke som udgangspunkt

Hvordan foregår betaling?

• Betaling sker normalt i rater afhængigt af bookingens størrelse og tidspunktet frem mod arrangement
• Betalingsplanen fremgår altid af kontrakten.

Kan vi afbestille?

• Afbestillingsvilkårene fremgår af den kontrakt, der udarbejdes i forbindelse med bookingen. Der vil være en omkostning med afbestilling. Omkostningen stiger typisk i takt med, hvor tæt på afviklingsdatoen afbestilling foretages.

Ud over lejen af eventlokalet beregnes der en række faste omkostninger, som sikrer den praktiske planlægning og klargøring af jeres arrangement.

De faste omkostninger omfatter blandt andet:

• Administration af booking og arrangement: Fra 1500 kr. + moms
  Administrations- og planlægningsgebyret fastsættes ud fra arrangementets omfang og kompleksitet. Der tages blandt andet højde for antal møder, planlægning og gennemgang af arrangementet, ændringer undervejs, antal bookede lokaler samt koordinering med eksempelvis eventbureauer, teknikere, catering, DJ, musikere eller andre eksterne samarbejdspartnere.
• Skraldehåndtering: 1.500 kr. + moms
• Slutrengøring: fra 1.500 kr. + moms
  Ved fester og arrangementer med bar, bespisning eller et større oprydningsbehov er slutrengøringen
  fra 2.500 kr. + moms.

Alle faste omkostninger fremgår altid af det tilbud og den kontrakt, som udarbejdes for jeres arrangement.

For at sikre gode rammer for alle vores gæster og den efterfølgende drift af Vejlby-Risskov Hallen kan der opkræves gebyrer, hvis de aftalte lejevilkår ikke overholdes.

Det kan blandt andet omfatte:

• Aflevering af lokalet senere end det aftalte tidspunkt.
• Overnatning i lokalerne.
• Medbragte egne drikkevarer uden aftale om betaling af proppenge eller uden for aftalen i øvrigt
• Rygning eller brug af røgmaskine uden tilladelse.
• Ekstraordinært rengøringsbehov som følge af eksempelvis konfetti, flasker, madrester eller opkast.
• Skader på bygning, inventar eller udstyr.

De gældende gebyrer fremgår af vores lejevilkår og af den kontrakt, der indgås ved booking.

Vejlby-Risskov Hallen tilbyder både eventlokaler og klublokaler, som henvender sig til forskellige typer arrangementer.

Eventlokalerne er indrettet med fokus på større arrangementer, konferencer, firmaevents, receptioner, fester og selskaber. Lokalerne har en moderne indretning og giver mulighed for blandt andet integrerede barløsninger, fleksible bordopstillinger og større arrangementer.

Klublokalerne (Activity, Teams og Upstairs) er mindre lokaler med en mere enkel indretning. De egner sig godt til mindre møder, familie-arrangementer, barnedåb, konfirmationer, fødselsdage og andre mindre selskaber, hvor der ikke er behov for de samme faciliteter eller den størrelse, som eventlokalerne tilbyder.
Upstairs er det eneste klublokale med eget køkken

• Lejeprisen for klublokalerne er derfor også lavere end for eventlokalerne.
• Retningslinjerne for mad og drikkevarer er de samme i både eventlokaler og klublokaler.
• Alle klublokaler har gratis WiFi, Bluetooth og fast installerede højttalere. Derudover er det muligt at leje mikrofoner, SMART TV, projektor og lærred på samme vilkår som ved booking af eventlokaler.