Upstairs

Vejlby-Risskov Hallen tilbyder både eventlokaler og klublokaler, som henvender sig til forskellige typer arrangementer.

Eventlokalerne er indrettet med fokus på større arrangementer, konferencer, firmaevents, receptioner, fester og selskaber. Lokalerne har en moderne indretning og giver mulighed for blandt andet integrerede barløsninger, fleksible bordopstillinger og større arrangementer.

Klublokalerne (Activity, Teams og Upstairs) er mindre lokaler med en mere enkel indretning. De egner sig godt til mindre møder, familie-arrangementer, barnedåb, konfirmationer, fødselsdage og andre mindre selskaber, hvor der ikke er behov for de samme faciliteter eller den størrelse, som eventlokalerne tilbyder.
Upstairs er det eneste klublokale med eget køkken

• Lejeprisen for klublokalerne er derfor også lavere end for eventlokalerne.
• Retningslinjerne for mad og drikkevarer er de samme i både eventlokaler og klublokaler.
• Alle klublokaler har gratis WiFi, Bluetooth og fast installerede højttalere. Derudover er det muligt at leje mikrofoner, SMART TV, projektor og lærred på samme vilkår som ved booking af eventlokaler.

Ud over lejen af eventlokalet beregnes der en række faste omkostninger, som sikrer den praktiske planlægning og klargøring af jeres arrangement.

De faste omkostninger omfatter blandt andet:

• Administration af booking og arrangement: Fra 1500 kr. + moms
  Administrations- og planlægningsgebyret fastsættes ud fra arrangementets omfang og kompleksitet. Der tages blandt andet højde for antal møder, planlægning og gennemgang af arrangementet, ændringer undervejs, antal bookede lokaler samt koordinering med eksempelvis eventbureauer, teknikere, catering, DJ, musikere eller andre eksterne samarbejdspartnere.
• Skraldehåndtering: 1.500 kr. + moms
• Slutrengøring: fra 1.500 kr. + moms
  Ved fester og arrangementer med bar, bespisning eller et større oprydningsbehov er slutrengøringen
  fra 2.500 kr. + moms.

Alle faste omkostninger fremgår altid af det tilbud og den kontrakt, som udarbejdes for jeres arrangement.

Det er ikke muligt selv at medbringe drikkevarer.

• Ved leje af Vejlby-Risskov Hallens eventlokaler skal drikkevarer købes gennem VRH.
• Vi tilbyder forskellige startpakker og drikkevareløsninger, så I kan vælge den løsning, der passer bedst til jeres arrangement. I kan vælge selv at betjene baren eller tilkøbe bartendere fra VRH.
• Du kan som supplement til startpakke /valg af drikkevarer lave en aftale med supplering af enkelte typer af drikkevarer mod betaling af proppenge.

Medbragt mad må ikke nydes i opvisningshallen, de øvrige idrætshaller, Café82 eller kioskområdet.

Vi anbefaler, at Vejlby-Risskov Hallen står for forplejningen og udarbejder gerne et skræddersyet tilbud, der passer til jeres arrangement, deltagerantal og budget. Vi tilbyder alt fra morgenmad og mødeforplejning til buffet, street food, reception, festmiddag og natmad.

• Ved private fester og lukkede arrangementer er det muligt at benytte egen catering eller en ekstern leverandør. Afhængigt af arrangementet kan det være nødvendigt at booke køkkenfaciliteter.
• Ved arrangementer med billetsalg, offentlig adgang eller kommercielt formål købes og aftales mad og drikkevarer gennem Vejlby-Risskov Hallen
• Ønsker I, at kiosk og Café82 holdes åbne under arrangementet, samtidig med at gæsterne medbringer egen mad i de bookede eventlokaler, vil dette blive indregnet i den samlede pris for arrangementet.

• Activity og Teams har ikke eget køkken.
• Upstairs har et mindre køkken med opvaskefaciliteter.
  Upstairs kan bookes alene eller sammen med de øvrige klublokaler.

Tallerkener, glas, bestik og almindeligt serveringsservice er inkluderet ved booking af et eventlokale.

• Der kan komme en ekstrabestilling ved særlige typer af glas og ekstra service
  Dette alt efter booking og omfanget af ekstra behov for service og glas.
• Du skal tilkøbe personaletimer til opvask og afrydning af brugt service, såfremt I ikke selv står for opvasken og afrydning
  En Personaletime koster 400 kr. inkl. moms pr. person pr. time.
  Antal timer fastsættes ud fra hvor meget service, som du skal bruge til arrangementet

Som udgangspunkt står I selv for pynt af lokalet samt borddækning 

• I kan tilkøbe VRH til at dække bord.

I kan tilkøbe personale til:

• Bartender
• Tjener
• Opvasker
• Afrydder
• Oprydning under og efter arrangementet
• Praktisk assistance

Pris: 400 kr. pr. time inkl. moms pr. medarbejdertime

Til teknisk assistance og booking af tekniker fremsendes tilbud efter dialog om behov

Alle klublokaler er udstyret med 

• Gratis WiFi Bluetooth Fast installerede højttalere, som I kan spille musik fra på medbragt computer, Smartphone eller I-pad.
• Derudover kan følgende lejes: SMART TV Projektor og lærred Mikrofoner

Vejlby Risskov Hallen kan lægge luksus hvid engangsdug på alle borde i forbindelse af bordopstilling

• Pris pr. 8 mandsbord pr. dug 75 kr. + moms
• Der kan lægges dug på alle borde

Lokalet er til jeres disposition fra det tidspunkt, der fremgår af bookingaftalen.

• Ønsker I adgang dagen før arrangementet til borddækning, oppyntning eller levering af udstyr, skal lokalet bookes fra det ønskede tidspunkt.

Som udgangspunkt skal lokalet være forladt senest kl. 07.00 dagen efter arrangementet.

• Lokalet skal være ryddet op, medmindre oprydning er aftalt som en del af bookingen.
• Skrald skal være samlet i opstillet Container eller kørt til container på p-plads. Dette aftales i bookingen, hvad der passer bedst til arrangementstypen.
• Hvis der ikke er arrangementer efter jer, kan et senere tidspunkt i nogle tilfælde aftales.

Der er gratis parkering ved Vejlby-Risskov Hallen. Parkeringspladsen foran hallen har pladser til både holdbusser, personbiler og 4 ladepladser til elbiler.
Parkeringspladsen administreres af Aarhus Kommune. Der er på nuværende tidspunkt ingen tidsbegrænsning.

• Bemærk, at parkeringsforholdene kan ændres, hvis Aarhus Kommune ændrer de gældende regler.

Garanteret plads til Parkering – køb plads ved kontakt til Vejlby Risskov Hallen. 

• Ønsker I garanterede parkeringspladser tæt ved indgangen, råder Vejlby-Risskov Hallen over et antal private parkeringspladser, som kan tilkøbes efter aftale.

• Activity og Teams ligger i niveau med udearealet og har nem adgang til toiletter og handicaptoilet.
• Upstairs har en trappeopgang, hvorfor dette lokale er svært at besøge som gangbesværet eller kørestolsbruger

Alle bookinger starter med en dialog om jeres ønsker og behov.

• På baggrund heraf udarbejder vi et uforpligtende tilbud, som gennemgås sammen med jer og tilpasses, indtil det matcher jeres arrangement.
• Når tilbuddet godkendes, fremsendes en kontrakt med betalingsplan.

Ved forespørgsel vil vi gerne vide:

• Hvilket type arrangement skal du afholde?
• Hvor mange personer
• Dato for arrangement
• Særlige ønsker om udstyr, scene, teknik eller andet?
• Mad og drikke som udgangspunkt

Hvordan foregår betaling?

• Betaling sker normalt i rater afhængigt af bookingens størrelse og tidspunktet frem mod arrangement
• Betalingsplanen fremgår altid af kontrakten.

Kan vi afbestille?

• Afbestillingsvilkårene fremgår af den kontrakt, der udarbejdes i forbindelse med bookingen. Der vil være en omkostning med afbestilling. Omkostningen stiger typisk i takt med, hvor tæt på afviklingsdatoen afbestilling foretages.